Soạn thảo văn bản là một công việc một chức năng rất quan trọng trong hệ thống làm việc cơ bản của một văn phòng hành chính. Ngoài việc lưu hành và gửi đi của văn bản việc soạn thảo nắm giữ một phần rất quan trọng giúp cho các văn bản có thêm chiều sâu cũng như thêm hiệu ứng đẹp mắt cho các văn bản. Những thao tác chuẩn nhất sẽ có trong phần tiếp theo của bài viết mô tả.
Như thế nào là soạn thảo văn bản?
Soạn thảo văn bản là việc mà những nhân viên làm việc tại các văn phòng trên thế giới đều phải làm. Việc thao tác nhập và soạn văn bản là một phần rất quan trọng, hiện nay ngoài việc viết văn bản truyền thống trên giấy thì việc soạn các văn thư, văn bản đều được thực hiện trên các ứng dụng tin học và các phần mềm hỗ trợ văn phòng giúp tiết kiệm nhiều thời gian của người nhập văn bản.
Hiện nay vào thời đại công nghệ 4.0 thao tác soạn thảo văn bản được hỗ trợ rất nhiều nhờ vào các phần mềm hỗ trợ dân văn phòng rất cơ bản được các công ty phần mềm trên thế giới phát hành ra. Nhờ vào các thuật toán và công nghệ mà những ứng dụng này mang lại giúp việc soạn văn bản và gửi đi của người dùng diễn ra thuận lợi và các văn bản được các phần mềm hỗ trợ với nhiều hiệu ứng đẹp mắt.
Thao tác soạn văn bản cũng đòi hỏi nhiều kỹ thuật và kiến thức của người soạn ra các loại văn bản này. Cần phải nắm rõ thông tin và nội dung của người muốn gửi văn bản để từ đó có được những văn bản được soạn ra với nội dung phù hợp và đúng theo yêu cầu và sự truyền đạt của người gửi.
Soạn thảo văn bản – Thao tác cần cho việc soạn thảo
Soạn thảo văn bản cần phải có được thao tác thực hiện chuẩn xác để cho nội dung và thông tin truyền đạt được nhập vào và gửi đi làm cho người đọc hiểu rõ nội dung và thông tin mà người gửi muốn gửi gắm đến mình. Tiếp theo đây sẽ là những thao tác cần có cho một văn bản được soạn ra một cách hoàn hảo.
Soạn văn bản cần có nội dung rõ ràng
Soạn thảo văn bản cần phải có được một nội dung rõ ràng để có được cách trình bày cũng như nội dung được soạn ra phù hợp. Những văn bản có mức độ quan trọng như công điện khẩn, công văn của một quốc gia cần phải được trình bày đúng chuẩn với các dấu mộc cũng như nội dung được trình bày rõ ràng đầy đủ và cụ thể, các hợp đồng giao kèo cần phải đảm bảo đầy đủ thông tin và nội dung cần thiết.
Soạn văn bản đúng chủ đề không dài dòng, lan man
Người gửi các văn bản cần phải trình bày đoạn văn bản mình một cách xúc tích và vô thẳng vấn đề chính. Tránh trường hợp người nhận không hiểu hoặc cảm thấy khó chịu vì văn bản dài dòng nhưng không vào đúng trọng tâm nội dung và không đạt đúng yêu cầu và các vấn đề mà người nhận cần.
Soạn thảo văn bản với định dạng file phù hợp
Các văn bản được soạn ra cần phải đặt đúng định dạng file phù hợp để có thể tương thích với thiết bị mà người nhận yêu cầu. Vài định dạng phổ biến hiện nay mà người dùng rất quen thuộc có đuôi .doc hỗ trợ hầu hết các thiết bị phổ biến hiện nay trên thị trường, trong trường hợp với văn bản giấy người soạn ra cần phải đáp ứng được nơi gửi phù hợp và đúng địa điểm đến nơi của người nhận.
Soạn thảo văn bản – Những thao tác cần chú ý đến
Trong phần tiếp theo sẽ quy định về các vấn đề mà người soạn thảo các văn bản
cần chú ý đến. Các lưu ý này được tổng hợp từ các thói quen mà người làm văn bản thường xuyên mắc phải và được tổng hợp để có thể truyền đạt đến người đọc các vấn đề và những lưu ý quan trọng của một văn bản đúng chuẩn.
Font chữ – Bước đầu chinh phục người xem
Hiện nay trên các ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản có rất nhiều lựa chọn cho người dùng về đa dạng các loại font chữ khác nhau để phục vụ cho các yêu cầu và mục đích sử dụng khác nhau. Chữ viết cần được chọn phông chữ phù hợp để đảm bảo sự nghiêm túc và giúp cho người đọc dễ nhìn và không gây hiểu lầm nội dung mà người viết gửi.
Phông chữ cần phải đảm bảo luôn đồng bộ trên tổng thể một văn bản giúp cho văn bản đạt được sự đồng nhất. Phông chữ hợp lý cũng mang đến thiện cảm cho người đọc và mang đến sự hấp dẫn và sinh động cho văn bản giúp cho văn bản không bị nhàm chán với một phông chữ được lặp lại nhiều lần.
Căn lề chuẩn – Mang đến sự ngăn nắp
Các văn bản sau khi được soạn xong cần phải trải qua thao tác căn lề ngay ngắn giúp cho văn bản có thêm bố cục và ngay ngắn hơn. Việc thường xuyên căn lề văn bản sẽ giúp cho người xem cảm thấy dễ chịu và trong một vài trường hợp như đàm phán hoặc giao kèo hợp đồng thì việc căn lề ngay ngắn sẽ giúp cho đối tác có được tâm thế dễ chịu và giúp gia tăng tỷ lệ thành công của giao dịch.
Dấu chấm câu – Ngắt nghỉ hợp lý
Ngoài việc căn lề cũng như lựa chọn phông chữ thì việc đặt các dấu chấm câu giúp cho văn bản có được các khoản nghỉ hợp lý khi đọc. Việc phân chia các dấu câu hợp lý sẽ giúp cho văn bản có thêm chiều sâu hơn thay vì soạn và viết liên tục mà không có dấu chấm câu sẽ làm người xem cảm thấy nhàm chán và có phần rối mắt.
Những lỗi mà người làm văn bản cần tránh
Ngoài các lưu ý trên thì những lỗi mà người soạn văn bản cần tránh và hạn chế mức tối thiểu để cho văn bản được soạn ra được hoàn hảo về mặt hình thức cũng như trọn vẹn về mặt nội dung. Ngay sau đây sẽ là những vấn đề quan trọng mà người làm văn bản cần phải lưu tâm và hạn chế để có được một văn bản được soạn ra tốt nhất.
Chính tả
Một văn bản đạt chuẩn hội tụ nhiều yếu tố nhưng quan trọng hơn hết là về mặt ngữ pháp đặc biệt là chính tả mà người soạn văn bản cần phải lưu tâm. Một văn bản cần phải tránh trường hợp sai chính tả sẽ khiến cho người đọc cảm giác rất khó chịu và rất thiếu chuyên nghiệp trong công việc của mình.
Size chữ
Văn bản cần phải có một size chữ đồng nhất và tránh trường hợp các size chữ lẫn lộn gây mất thiện cảm với người đọc và làm ảnh hưởng đến bố cục của văn bản. Người soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến kích cỡ chữ sau mỗi lần soạn thảo để có được một văn bản ưng ý nhất và đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí của một văn bản hoàn hảo.
Hiệu ứng chữ
Tùy vào nội dung và yêu cầu của văn bản đề ra yêu cầu người gửi về các hiệu ứng hay font chữ phù hợp. Hiệu ứng chữ giúp văn bản trở nên hấp dẫn và sinh động cho người viết tuy nhiên hiệu ứng cần phải được tinh chỉnh một cách hợp lý để không phá vỡ các cấu trúc mà văn bản đang có.
Có thể bạn quan tâm:
- Đơn xin việc viết tay và cách làm nó trở nên thu hút nhất
- Bài tiểu luận mẫu – Cách viết và trình bày chuẩn
Lời kết
Soạn thảo văn bản một thao tác văn phòng quan trọng trong thời buổi hiện nay, là một thao tác quan trọng rất cần thiết trong các chuyển động đời sống thường ngày. Bài review trên hi vọng có thể đem lại nhiều thông tin hấp dẫn cho người đọc về những yêu cầu, các thao tác và các lỗi cần tránh giúp cho có được một văn bản được soạn ra phù hợp với hình thức và đạt yêu cầu về nội dung.
